Table of Contents
หากบริษัทของคุณมีหลายสาขา การตรวจสอบแต่ละสถานที่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้สามารถติดตามสภาพการทำงานของพนักงาน พื้นที่ปฏิบัติงาน และทรัพย์สินทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม
หนึ่งในวิธีที่บริษัทจำนวนมากใช้ประเมินผลการดำเนินงานของสาขาคือการกรอก checklist การใช้ checklists หรือแบบสอบถามมีเป้าหมายเพื่อช่วยให้บริษัทมองเห็นว่างานใดดำเนินไปได้ดี ส่วนใดยังต้องปรับปรุง และงานใดกำลังติดขัด
วิธีการใช้แบบสอบถามนี้ได้รับความนิยมมากขึ้นในบริษัทต่าง ๆ ทั้งแบบ manual และแบบดิจิทัล จนกลายเป็นประเด็นที่ผู้จัดการพูดถึงกันมากว่า “แบบสอบถาม manual กับแบบดิจิทัลแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญแค่ไหน?” บางบริษัทคิดว่าการใช้กระดาษกับปากกาก็เพียงพอแล้วสำหรับให้งานนี้ดำเนินไปตามหน้าที่ แต่จริงหรือไม่ที่เทคโนโลยีจะไม่สร้างผลกระทบใด ๆ เลย?
ความจริงคือ บริษัทจะได้รับประโยชน์มากมายเมื่อเปลี่ยนมาใช้แบบสอบถามดิจิทัล มีอะไรบ้าง?
ไม่มีข้อมูลกระจัดกระจายอีกต่อไป
การจัดการข้อมูล manual และกองกระดาษไม่รู้จบมักเป็นแหล่งของความยุ่งยากเสมอ ตั้งแต่การจัดหาตู้และห้องเก็บเอกสารโดยเฉพาะ ไปจนถึงการจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อจัดการข้อมูลทั้งหมดนั้น ยังไม่นับความพยายามพิเศษที่ต้องใช้เมื่อมีการเปลี่ยนนโยบายข้อมูลหรือเปลี่ยนพารามิเตอร์ของแบบสอบถามให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน ลองนึกดูว่าจะต้องเสียเวลาและแรงงานไปมากแค่ไหนในกระบวนการที่ยาวนานนี้
เมื่อใช้แบบสอบถามดิจิทัลที่เชื่อมต่อกับระบบจัดเก็บข้อมูลบน cloud กระบวนการ audit หรือการรายงานข้อมูลทุกประเภทสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ง่าย และเชื่อมต่อกับสมาชิกทุกคนในทีมได้ทันที นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพา gadget เพียงเครื่องเดียวหรือไม่กี่เครื่อง เพราะข้อมูลและแบบสอบถามทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ทุกเวลา สะดวกมากใช่ไหม?
ด้วยแบบสอบถามดิจิทัล auditor ไม่จำเป็นต้องพกอุปกรณ์สนับสนุนทั้งหมด เช่น ปากกา clipboard, กล้อง และ barcode scanner อีกต่อไป บอกลาความยุ่งยากทั้งหมดได้เลย เพราะคุณเข้าถึงทุกอย่างได้ด้วย gadget เพียงเครื่องเดียว
ลดโอกาสเกิด human error
อย่างที่ทราบกันดี ยิ่งมีการพึ่งพาคนมากเท่าไร โอกาสเกิด human error ก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ตั้งแต่ตัวชี้วัดที่ตอบไม่ครบถ้วน ความผิดพลาดในการเขียน ไปจนถึงกระดาษเสียหายและข้อมูลรั่วไหล รวมถึงความเป็นไปได้ที่เอกสารจะไม่ถูกจัดเรียงตามช่วงเวลาอย่างเป็นระเบียบ ทำให้เมื่อถึงเวลาประเมิน เป็นเรื่องยากที่จะเห็นภาพรวมของข้อค้นพบในช่วงเวลานั้นได้อย่างสมบูรณ์
ทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยแบบสอบถามดิจิทัล ระบบสามารถแจ้งเตือน auditor โดยอัตโนมัติหากยังมีคำถามหรือพารามิเตอร์ที่ยังไม่ได้ตอบ ข้อมูลจากการสังเกตจะถูกระบบประมวลผลเป็น insight โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณ การเสียหายและสูญหายของข้อมูลยังสามารถป้องกันได้ด้วยการเลือกพาร์ทเนอร์เทคโนโลยีที่เหมาะสม
ประหยัดเวลาและต้นทุนของบริษัท
ด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล การรายงานทุกรูปแบบสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที บริษัทไม่จำเป็นต้องรอหลายวันเพียงเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนก ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้งบประมาณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะคุณไม่ต้องพิมพ์แบบสอบถามและรายงานต่าง ๆ ลดความผิดพลาดในการวิเคราะห์ข้อมูล และป้องกันความเสียหายหรือการปลอมแปลงผลรายงาน การ audit การดำเนินงานอย่างครอบคลุมช่วยให้บริษัทพบว่ากระบวนการใดในการดำเนินงานทำให้เกิดการรั่วไหลของต้นทุน
Nimbly คือโซลูชัน mobile ที่เปลี่ยนกระบวนการดำเนินงานแบบ manual ให้เป็น insight ที่นำไป follow up ได้ทันที ด้วยการทำให้กระบวนการแบบสอบถาม manual เป็นดิจิทัลและประมวลผลข้อมูลเป็น insight Nimbly ช่วยให้บริษัทจัดการการดำเนินงานได้ทุกที่ ทุกเวลา
ปรึกษาทีม Nimbly ฟรีเกี่ยวกับการจัดการการดำเนินงานของธุรกิจคุณ
